Mandantin vor Laptop
26. Februar 2021

Mein wertvollster Mitarbeiter = meine Website!

Ein paar Tipps Ihre Homepage zu Ihrem besten Mitarbeiter umzuschulen.

„Ich brauche keine Homepage“ – Man höre und staune, diese Aussage kommt heute noch von Steuerberatern. Das mag zum Teil daran liegen, dass die Kanzlei in der Tat voll ausgelastet – ja vielleicht sogar überlastet – ist oder aber auch nur daran, dass der Berater nicht über die tatsächlichen Vorteile einer professionellen Kanzlei-Homepage nachgedacht hat. Und genau das ist leider der Fehler, den viele Steuerberater machen. Würden sie sich Gedanken darüber machen, kämen sie zu dem Ergebnis: „Mein wertvollster Mitarbeiter ist meine Website!“.

Noch schlimmer sind Kanzleien dran, die zwar eine Website besitzen, diese aber nicht auf dem neuesten Stand halten und entsprechend veralten lassen.

Die Praxis sieht doch so aus: Wenn wir uns neu orientieren und neue Lieferanten oder Geschäftspartner suchen, ist ein Besuch der Website desselben unerlässlich. Bereits der erste Eindruck entscheidet, ob man sich bei der Zusammenarbeit wohl fühlen würde oder nicht – Werbeexperten sprechen hier von wenigen Sekunden. Findet man keine Homepage über den Gesuchten vor, kann man auch keinen Eindruck vom Partner bekommen. Dem Grunde nach ist dieser Partner für den Suchenden nicht vorhanden - also orientiert man sich weiter. Das ist heute im Internet gar kein Problem mehr, bekommt man doch direkt darunter mindestens einen weiteren Vorschlag präsentiert. Findet man jedoch eine veraltete Website vor, wird man wohl eher abgeschreckt den Kontakt dort aufzunehmen. Das trifft natürlich sowohl für potenzielle Mandanten als auch für suchende Fachkräfte zu.

Auch wenn die Gestaltung einer neuen Kanzlei-Homepage oder deren modernes Update für viele Berater eher als lästig empfunden wird – man hat ja eh schon genug um die Ohren – ist deren optimale Gestaltung unerlässlich, will man auch in Zukunft eine gewünschte Mandanten- bzw. Mitarbeiterstruktur sein eigen nennen. Lassen Sie sich dabei helfen und die Kanzlei-Homepage vom Profi erstellen! Er wird Ihre Website zum wertvollsten Mitarbeiter Ihrer Kanzlei schulen und für Ihre Besucher perfekt vorbereiten.

Mandant vor PC

„Mein wertvollster Mitarbeiter ist meine Kanzlei-Website“

– wenn Sie das behaupten können, haben Sie alles richtig gemacht, denn genau das wird in Zukunft für alle Kanzleien wichtig werden.

Gründe dafür sind: Ihr neuer Mitarbeiter

  • ist Tag und Nacht für Sie da – 24 Stunden rund um die Uhr,
  • vertritt Sie nach außen, wann auch immer Ihre Besucher das wünschen und nicht nur wenn Sie gerade Zeit haben,
  • zeigt Ihren Interessenten Ihr Leistungsspektrum und Ihre Kompetenzen auf,
  • informiert Ihre Klienten über steuerlich aktuelle und interessante Themen,
  • wird nie krank, Sie brauchen keine Sozialversicherung für ihn zu bezahlen – höchstens einen Anteil für die Künstlersozialkasse,
  • kostet Sie i. d. R. weniger als 200 € im Monat,
  • die Kosten können Sie von der Steuer absetzen (was hier wohl nur am Rande erwähnt werden muss),
  • schafft Ihnen Freiraum für wichtigere Dinge – und wenn es auch (nur) Freizeit ist.

Eine Grundvoraussetzung für den richtigen Einsatz Ihres neuen Mitarbeiters ist, dass Ihre neuen Besucher ihn im Netz finden und Ihre Klientel von ihm in Kenntnis gesetzt und dazu animiert wird, seine Dienste in Anspruch zu nehmen. Dann kommt es darauf an, welches Potenzial Sie Ihrem neuen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt haben. Allein präsent zu sein und auf das eigene Leistungsspektrum hinzuweisen – also sozusagen eine Visitenkarte zu überreichen - reicht nur bedingt, vielleicht für neue Besucher, nicht jedoch für Ihre Mandanten.

Berater vor Laptop

Was Ihre Website für Ihre Besucher können muss

Hier ein paar Tipps zur Ausstattung Ihres Mitarbeiters, also zur Gestaltung und zum Aufbau der Kanzlei-Website, damit dieser attraktiv und begehrenswert wird.
Die Optik

Der erste Eindruck entscheidet! Die optische Darstellung einer Kanzlei-Website ist so vielfältig wie die Berater insgesamt. Grundsätzlich gilt hier: „Steuerberater“ ist ein honoriger Beruf, der in kürzester Form mit seriös, zuverlässig, vertrauensvoll, durchsetzungsstark bezeichnet werden kann. Und genau diesen Parametern muss die Internetseite entsprechen.

Grundsätzlich sollten sich die Berater hier an Ihrer Klientel bzw. der Klientel, die sie gerne als Mandanten hätten, orientieren. Werden z. B hauptsächlich „Künstler“ als Mandanten betreut, darf die Website durchaus auch etwas künstlerisch gestaltet sein. Nennt man z. B. Autohäuser seine Hauptklientel, sollte entsprechend auch die Website in der optischen Darstellung schon darauf hinweisen. Ähnliches gilt für Ärzte, Gaststätten oder Landwirte. Eigene Kanzleibilder erhöhen den Wiedererkennungswert und sind gern gesehene optische Gestaltungsmöglichkeiten und entsprechend neutral, wenn man einen bunt gemischten Mandantenstamm betreut.

Die Home-Seite

Die sog. Home- oder Startseite mit dem „Herzlich-Willkommen--Gruß“ ist heute obsolet. Im Idealfalle präsentiert diese Seite gleich aktuelle Informationen der Kanzlei und aus dem Steuerrecht über einen sog. Teaser – also einen Anriss der Infos, die über einen Link dann komplett aufgerufen werden können – und zeigt so Frische und Aktualität der Kanzlei auf.

Aufteilung in Bedarfsfälle – für Besucher/ Gäste – für Mandanten/Klienten

Hier kommt Ihr neuer Mitarbeiter jetzt voll zum Einsatz und zeigt, was wirklich in ihm steckt und vor allen Dingen wie gut er Sie entlasten kann. Eine mit dieser Aufteilung bestückte Kanzlei-Website macht es ihm über den Link „für Besucher/Gäste“ leicht, Ihre Interessenten mit Ihrem Leistungsspektrum und Ihrem Team vertraut zu machen und zeigt ihnen, wie sie Ihre Kanzlei am besten erreichen können. Der Link „für Mandanten/Klienten“ avanciert Ihre Homepage im Idealfalle zur „Work-Station“ und entlastet Sie als Berater.

Die Besucher- bzw. Gästeseiten

Diese Seiten sind in aller Regel für Neubesucher – also Interessenten – gedacht und entsprechend zu präsentieren. Zum Empfang Ihrer Gäste sollten Sie Ihrem Mitarbeiter ein paar hochwertige Werkzeuge zur Verfügung stellen, mit denen er gleich beim ersten Eindruck punkten kann. Hier zeigt er, wer Sie sind und zu was Sie in der Lage sind. Dazu gehören u. a.:

  • Leistungsspektrum: Beim Leistungsspektrum sollte man von den üblichen Punkteaufzählungen Abstand nehmen und versuchen die Fähigkeiten in ganzen Sätzen und möglichst ausführlich in Szene zu setzen. Das hat u. a. Vorteile bei Google, wo solche ausführlichen Beschreibungen normalen Aufzählungen, die fast überall zu finden sind, vorgezogen werden. Besondere Angebote/Leistungen z. B. für Freiberufler, GmbHs oder Kenntnisse über Außensteuerrecht müssen explizit erwähnt werden, um diese Klientel direkt anzusprechen.
  • Team: Bei der Präsentation des Teams gibt es verschiedene Darstellungsmöglichkeiten. So sollten die Berufsträger und „Chefs“ zunächst – im Idealfalle auch mit Foto – erscheinen. Ob man dann die Mitarbeiter auch mit Fotos präsentiert, bleibt jeder Kanzlei selbst überlassen. Bei größeren Kanzleien wirkt eine Teamseite mit Fotos natürlich überzeugender als bei kleineren Kanzleien, wenn dort neben dem Chef noch eine oder zwei Personen erscheinen. Werden Fotos von Mitarbeitern gezeigt, muss dies mit diesen schriftlich vereinbart werden. Grundsätzlich bietet sich eine Kontaktaufnahme zu den Mitarbeitern über eine direkte E-Mail-Adresse und Durchwahlnummer an, alleine schon um die sog. „Zentrale“ von Anrufen zu entlasten und Ihrer Klientel die Möglichkeit zu geben auf lange Verbindungszeiten zu verzichten.
  • Kontakt: Vorab sei hier erwähnt, dass die wichtigsten Kontaktdaten wie z. B. E-Mail-Adresse und Telefonnummer auf allen Webseiten gut zu finden sein sollten, ohne dass Ihre Besucher/Klienten direkt auf die Kontaktseite gehen müssen. Die Kontaktseite sollte jedoch nicht nur diese Daten sondern auch Ihre Anschrift, Geschäftszeiten und eventuelle eine Anfahrtsskizze – im Idealfalle mit einer Verbindung zur Google-Karte – enthalten. Auf ein sog. „Kontaktformular“ kann verzichtet werden.
Richterin am PC

Was Ihre Website für Ihre Mandaten leisten muss

Wie bereits beschrieben, ist der Informationsbedarf für Ihre Mandaten ein anderer als der, den Besucher auf Ihrer Kanzlei-Webseite haben. Auch ist der Service, den Sie Ihren Mandanten online anbieten können viel umfangreicher. Vor dem Hintergurnd lohnt sich die Einrichtung eines Bereichs auf Ihrer Homepage, der den speziellen Bedürfnissen Ihrer Mandanten gerecht wird.

Die Mandantenseite

Ihre Mandanten bevorzugen sicherlich aktuelle Informationen und Serviceleistungen, die sie z. B. über Links wie Aktuelles, News, Erklärvideos, Service etc. finden. Gerade diese Seiten sollten möglichst reichhaltig aber durchschaubar bestückt sein, wenn Sie sich und Ihre Mitarbeiter selbst entlasten wollen.

Aktuelle Informationen: Niemals fehlen dürfen im Portfolio Ihres Mitarbeiters aktuelle steuerliche Informationen – sog. Webnews – die er im Idealfalle auch über einen Messengerdienst Ihren Mandanten persönlich zur Verfügung stellt. Eine Bibliothek oder Datenbank mit Suchfunktion ergänzt die Infoseite professionell. Ihr Vorteil in Kürze:

  • stets bestens aufgestellte Homepage mit topaktuellen Informationen (ERV|WebNews),
  • stets aktuell und automatisch informierte Mandanten über den Messengerdienst (ERV|Messenger),
  • Erregung von Aufmerksamkeit bei Google auch durch die vom Messengerdienst verursachte hohe Besucherzahlen auf der Homepage,
  • keinen eigenen Zeitaufwand verschwendet – wenn Sie Ihren Mitarbeiter „Homepage“ gut geschult haben, läuft für Sie von der Aktualisierung der News bis hin zur Information der Mandanten alles automatisch!

Erklärvideos: Sog. Erklärvideos zu bestimmten Themen vertiefen das Verständnis zu steuerlich relevanten Problemstellungen wie. Z. B. zu „Ein-Prozent-Regelung“ oder „E-Fahrzeuge“ und informieren so umfassender als es die aktuellen Informationen hergeben können. Durch die bildliche Darstellung erfassen die Mandanten den steuerlich komplizierten Sachverhalt viel besser (ERV|Erklärvideos).

Arbeitshilfen: Mittlerweile stehen vielfältige und nützliche Arbeitshilfen zur Verfügung, die den steuerlichen Berater ernsthaft entlasten können und für den Mandanten einen echten Mehrwert darstellen. Erwähnt seien hier sog. Berechnungsprogramme, z. B. Lohn- und Gehalts- oder Geschäftswagenrechner. Praxistaugliche Abrechnungsprogramme wie z. B. Reisekostenabrechnungen oder Stundenaufstellungen werden von Mandanten geschätzt. Daneben unterstützen Formulare, Checklisten oder bestimmte Themeninformationen Ihre Klientel bei der täglichen Arbeit (ERV|PraxisTools).

Belegaustausch: Über einen technisch sichereren Weg wird Ihr Mitarbeiter in die Lage versetzt, von Ihnen freigegebene Belege wie Bilanzen, BWAs, Steuererklärungen und vieles mehr Ihren Mandanten zur Verfügung zu stellen bzw. Unterlagen entgegenzunehmen, ohne dass diese Sie dauernd belästigen müssen. Hier macht sich Ihr Mitarbeiter wirklich nützlich.

Dieser Sektor wird in Zukunft sicherlich noch um weitere Möglichkeiten ausgebaut werden können, die zzt. noch in der Entwicklungsphase sind.

Kooperationen: Die Sichtbarmachung von Kooperationspartnern – z. B. zu einer befreundeten Rechtsanwaltskanzlei oder zu Verbänden, in denen man Mitglied ist, erhöht das Vertrauen in die Kanzlei, weiß man doch diese in einem Verbund, aus dem sie Vorteile schöpfen kann. Diese Partner findet man idealerweise im sog. Footer – als am Fußende der Website – mit einem Logo und einem Link zu der Organisation.

Impressum und Datenschutz: Auch wenn hier von diversen Verbänden und den Kammern teilweise Hilfen zur Erstellung solcher Seiten angeboten werden, empfiehlt es sich ein rechtssicheres Impressum und die Vorgaben, die der Datenschutz verlangt, vom Profi erstellen zu lassen. Zu vielfältig und kurzlebig sind diese Angaben, deren erforderliche Aktualisierung ein Laie auch schnell aus dem Auge verliert.

Webseite auf Laptop

Quintessenz:

Mit diesen Spezial-Werkzeugen bestückt wird Ihr wertvollster Mitarbeiter es leicht haben, Ihnen neue Mandanten zu beschaffen und alten Mandanten echte Hilfestellungen für den Alltag zur Verfügung zu stellen – ja er wird sich ganz schnell nicht nur bezahlt machen, sondern Sie und Ihre Kanzlei nach außen bestens darstellen und von vielen Routineanfragen entlasten.

Und wenn Sie möchten, helfen wir ihnen gerne Ihren neuen Mitarbeiter zu finden, auszustatten und auf dem Laufenden zu halten, damit er Sie nach außen hin optimal vertritt und Ihre Besucher und Mandanten jederzeit zur vollsten Zufriedenheit betreut!

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